Você acha que seu tempo não está rendendo e demora muito para encontrar arquivos no seu escritório? Você acha que seu espaço não é suficiente ou que há muitos itens em sua sala? Você se pega estressado ao perceber que a desorganização está maior do que gostaria? Se alguma dessas questões tem incomodado você, saiba que esse texto vai ajudá-lo através do método 5S.
O que é o 5s?
Trata-se de um conceito que teve início no Japão e foi aplicado para a reconstrução das cidades japonesas após a 2ª Guerra Mundial. Com objetivo de reestruturar a economia com agilidade e qualidade de processos, a metodologia mostrou-se tão eficaz que passou a ser utilizada nas mais diversas situações.
Também conhecida como housekeeping, a metodologia é aplicável também no desenvolvimento das empresas de profissionais.
Em sua origem tem como base os cinco “sensos”, que em uma tradução para o português são:
- Utilização
- Organização
- Não Sujeira
- Padronização
- Disciplina.
Portanto, se você quer aumentar a produtividade, aplique este ciclo de maneira vigiada e constante até que seja uma cultura da sua empresa. Veja abaixo quais são e como aplicá-los na sua rotina de trabalho
Definindo e aplicando os conceitos
Para a Utilização, significa que você deve deixar muito próximo aquilo que você e sua equipe precisam utilizar com frequência durante o dia. À medida que a ferramenta, documento ou aplicativo não tem um uso frequente, você deve considerar que fique arquivado ou distante do seu ambiente de trabalho. E, se aquele objeto, documento, ferramenta ou app não tem utilidade, desapegue. Isso mesmo, livre-se! Tenha à mão apenas aquilo que é útil.
Depois que você já separou o útil daquilo que deve ser descartado, chegou a hora da Organização. É importante estabelecer alguma classificação que organize seu ambiente. Pode ser por tamanho, cor, frequência de uso, valor e tantas outras possibilidades que são peculiares à sua rotina. Faça também agrupamentos e categorizações. Isso fará você ganhar tempo na execução de tarefas.
Muitas pessoas acreditam que o conceito de Não Sujeira é ficar limpando a todo momento o ambiente. Mas é mais do que isso. Trata-se de antecipar-se a situações afim de mitigar ou até mesmo evitar as sujeiras que são produzidas pelo trabalho. Ao invés de perder tempo fazendo aquela faxina, procure métodos para não sujar.
A Padronização de processos por meio de protocolos garantirá que sua equipe saiba exatamente o que, quando e como deve ser feita cada etapa de trabalho. Sem uma padronização, cada um terá sua maneira de chegar no produto final. Cada um tendo o seu jeito, haverá maiores possibilidades de disparidades de tempo e qualidade. Essa individualização é uma rasteira para a profissionalização e uniformidade que os padrões de qualidade exigem.
Ao aplicar os quatro conceitos, é preciso conscientizar e sensibilizar os colaboradores a serem vigilantes. Isto é, ter Disciplina na aplicação diária. Mudar a forma de trabalho e o ambiente de uma empresa não é uma tarefa fácil. Mas depois que a nova cultura estiver bem consolidada, as engrenagens vão funcionar. E, quando houver a necessidade mudança no time, a chegada de um novo integrante ou a ausência de alguém, poderá ser facilmente remediada.
Conlcusão
Ao aplicar o 5s, o principal ganho para empresa é o tempo. Otimizando o tempo, você conseguirá abrir espaço na agenda para outras atividades cruciais para o negócio, como por exemplo o olhar estratégico, reflexão sobre os processos, o foco no cliente e até mesmo o ócio criativo.
Você quer aplicar o 5s na sua empresa? Conte com a consultoria e treinamentos da Velg. Temos a expertise da aplicação para pequenos, médios e grandes negócios.
