O que é workflow?
Se você já se propôs a organizar uma festa, você deve saber que para que tudo aconteça conforme desejado, antes é necessário definir e organizar uma série de tarefas. Por exemplo: quem e quantos serão os convidados, onde será o evento, qual será o cardápio, o horário, o orçamento e a divisão dos custos. E depois de definido tudo isso, é preciso enviar os convites, confirmar as presenças, sair para comprar os materiais descartáveis, encomendar os doces e salgados e ainda pensar na decoração.
E se você já tentou fazer uma festa sem pensar e organizar todas essas etapas antes, provavelmente se arrependeu depois porque talvez as coisas não tenham saído tão bem assim. Não organizar tudo pode ter como consequência pagar mais caro nos alimentos, não encontrar a decoração desejada e não conseguir receber todas as pessoas que gostaria.
Agora pense nessa desorganização em uma empresa. Em um negócio, não importa o seu tamanho, não organizar as etapas e o fluxo de produção pode ter consequências bem negativas. Sabendo disso, o melhor que podemos fazer é colocar em prática um workflow efetivo.
Mas afinal o que é workflow?
Workflow significa “fluxo de trabalho” e serve para organizar os processos e as tarefas de todas as áreas de uma empresa de forma organizada, sistematizada e padronizada, garantindo o resultado desejado sem desperdícios no meio do caminho.
Para pensar num workflow, é necessário desenhar todos os processos de sua produção em ordem cronológica, envolvendo todas as pessoas e áreas necessárias. É como ter um passo a passo de como tudo funciona na sua empresa.
Benefícios do workflow
Todo mundo sabe que é muito mais fácil trabalhar quando tudo está organizado. E é para isso que serve o workflow, para ajudar a organizar todos os processos e servir como um guia para os seus colaboradores.
Listamos a seguir alguns benefícios que podem ser facilmente conquistados com a implantação de um workflow bem desenhado.
- Diminuição de custos/desperdícios
Ter um fluxo de atividades bem definido evita erros como falta de revisão, pular alguma atividade, refação, desperdício de material e de recursos.
- Otimização do tempo
Tendo clareza de cada passo a seguir, não é necessário perder tempo pensando no que deve ser feito a cada momento.
- Melhor entendimento entre as áreas
Muitas vezes, há desentendimento entre as áreas simplesmente porque uma não conhece o que a outra faz. Entretanto, conhecendo os processos e desafios das outras áreas, há muito mais empatia e colaboração entre as partes envolvidas.
- Diminuição da falha de comunicação
Se todos conhecem os processos e as tarefas de todas as áreas, a comunicação fica muito mais fácil e fluida, pois não é necessário explicar toda vez aquilo que está sendo solicitado.
- Facilitação do processo de aprendizagem
Começar num trabalho novo é sempre um desafio. Contudo, se houver um fluxo bem claro de todos processos e tarefas, fica muito mais fácil entender como tudo funciona, diminuindo assim a curva de aprendizagem e acelerando a produtividade de um novo colaborador.
- Padronização e maior segurança para o negócio
Imagina se cada um resolver fazer as tarefas como e quando achar melhor. Isso em uma grande escala pode gerar uma grande confusão e incerteza para o negócio, pois não é possível garantir a qualidade do serviço nem ter controle sobre o processo. Com atividades bem definidas, é possível saber o que cada um deve estar fazendo e como deve estar fazendo.
Como colocar o workflow em prática
É possível organizar um workflow manualmente, desenhando um fluxo que contenha todas as fases e os processos do seu negócio, incluindo as atividades e todos os profissionais envolvidos, chamado de fluxograma. E também é possível fazer um workflow através de ferramentas online, alguma delas possuem versões gratuitas.
Independentemente da forma que escolher, para organizar seu workflow, considere os pontos a seguir.
- Documente todos os recursos disponíveis: físicos, digitais e humanos.
- Determine responsabilidades.
- Liste tarefas, ações e possíveis desvios de cada processo.
- Organize uma sequência lógica de atividades.
- Defina o início de cada processo, marcado por determinada atividade.
- Sinalize o fim de cada processo.
- Compartilhe com todos os colaboradores.
Após criar seu workflow, provavelmente, você perceberá atividades desnecessárias que podem deixar de ser feitas, otimizando assim o processo. Assim como perceberá atividades que podem ser implementadas para melhorar seu serviço ou produto final.
Por fim, é importante saber que ter um workflow não significa ter regras fixas e inflexíveis. É importante revisitar os processos sempre que necessário e implementar melhorias quando identificadas.
